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合同纠纷

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合同签名盖章法律实务研究

日期:2020-01-14类型:合同纠纷
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题问:假签名、假印章,怎样才能不掉进这些坑?
 
合同签名盖章法律实务研究
——签名、盖章各个环节的分析
 
作者|陈来喜(广东某金融机构法务)
一、签名盖章行为的法律意义
 
在合同订立过程中,以书面形式订立的合同是大多数重要合同的订立形式,书面形式的合同一般以签名、盖章为其成立要件。合同采用书面形式订立,具有实体法和程序法上的双重意义,且以程序法上的意义在实务上更为重要。因为根据鼓励交易、交易自由的合同法原则,实体上对于合同订立的形式是很少限制的。
 
通过借鉴数学上逆推法的解题思路,以所要达到的预期诉讼结果,作为风险控制的起点目标。基于请求权基础,借助要件诉讼方法论,运用实体法与程序法相结合的要件事实、证明责任、攻击防御方法来分析,往回倒溯相应的证明责任分配,进而确定合同签订过程中证据收集与固定的关键点,以此来实现合同订立过程中风险控制的目的。
 
从这一思路出发,以合同形式与合同成立的关系这一角度来考虑风险及其防范,主要就是为了固定相关证据,确定合同各方意思表示一致的事实,以便于在将来发生纠纷时,守约方可以通过将书面形式的合同作为书证予以举证,来证明合同关系的要件事实,以更好地行使证据主张责任,避免因要件事实真伪不明而导致对己方不利的证明责任。
 
对于多数合同来说,合同订立后,在合同履行的过程中,大多会在各个履行环节产生不少相关的证据材料,这些材料也可以作为印证合同成立或合同关系存在的证据。但是,对于没有涉及实物的合同履行、或仅涉及责任承担的合同(如保证合同、抵押合同),由于合同订立后并无实体的财产、文书交接,客观上很难取得相关的印证材料来证明合同关系的存在。
 
也就是说,保证合同、抵押合同只有以书面形式有效订立,才能在日后发生争议时,提供充分的证据来证明担保合同关系的成立,而无法像买卖、承揽等合同一样,能够在实际的、具体的履行环节产生的大量证据来证明存在以推定形式订立的合同。
 
当然,以推定形式订立的合同,虽然能在合同关系的存在上得以证明,但是仍然存在合同内容中的权利义务不明确等缺陷。因此,订立书面合同,做好签名、盖章环节的风险防范,仍然具有重大的意义。
 
对于合同签订的过程,本文将按照从局部到整体,从单一到组合的顺序,在本篇中对合同订立过程中涉及签名、盖章、签章行为人等各种情况逐一进行局部环节的分析,在下篇中对各种环节的不同情形进行整体、组合分析,以期充分揭示合同订立过程中的各种风险,为合同订立的法律实务提供可行的风险防范方案。
 
二、签名盖章本身的规范性
 
(一)签名的规范性要求
 
签名问题的规范性经常会被忽略。通常只要是合同当事人亲笔签署,对方当事人就不会提出什么异议。因此,在合同签订过程中,经常会出现潦草随意、龙蛇飞舞的各式签名,这就为以后的纠纷处理留下了隐患。由于现在企业高管或老板普遍注重社会形象,在签名时也追求个性表现与形象塑造,大多数人热衷于使用艺术签名的形式来作为签名式样。这就造成了大多数签名存在不规范、难鉴定的情况。
 
1、艺术签名现象的特点
 
艺术签名又称设计签名,其设计者推崇签名是抽象主义的艺术,而不是规矩写字的表达,这种设计签名为了突出所谓的个性和艺术,基本舍弃了规范文字的识别与表达功能,变成一串杂乱的一笔写成的连贯体符号(如下图)。
 
 
 
艺术签名现象具有如下特点:
 
商业领域工作者使用频率较高,主要是出于追求个人形象的原因,部分也出于加快签名速度提高签署效率的现实需要。
 
艺术领域工作者如演员、作家使用频率也非常高,主要是为了塑造个人品牌,吸引受众关注。
 
艺术签名属于民间艺术,缺乏统一标准,主观性、随意性非常强。
 
2、艺术签名的不规范性
 
《中华人民共和国国家通用语言文字法》(2001)第2条规定:“本法所称的国家通用语言文字是普通话和规范汉字。”第3条规定:“国家推广普通话,推行规范汉字。”第17条规定:“本章有关规定中,有下列情形的,可以保留或使用繁体字、异体字:(一)文物古迹;(二)姓氏中的异体字;(三)书法、篆刻等艺术作品;(四)题词和招牌的手书字;(五)出版、教学、研究中需要使用的;(六)经国务院有关部门批准的特殊情况。”
 
语言文字的基本功能在于交流思想,如果没有统一的文字,交流就无法顺利进行。而设计签名、艺术签名存在的弊端,导致其违反了《通用语言文字法》的规定,无法为社会相关各方所识别,从而无法发挥语言文字的基本功能。
 
3、艺术签名的鉴定难度大
 
笔迹鉴定是以可识别的两个相同文字或者偏旁之间相互比较作为科学基础的,其依据的笔迹特征产生于书写规范,具有一定的约束性,是书写者书写习惯的个性与书写规范的共性并存的共同体。
 
艺术签名由于其随意性、个别性极强,脱离了规范文字的共性要求,其本身已经不具备使用笔迹鉴定的条件。
 
艺术签名笔迹作为检材,存在如下特征:(参见下图)
 
 
 
3.1艺术签名属于模仿笔迹,经常出现断笔、重描、生涩等练习模仿的特征。
 
3.2笔迹特征量少且不稳定。正常书写具有稳定性与连续性,但艺术签名因使用率不高,使用间隔时间长,经常会出现从熟练到陌生、陌生到熟练的反复双向波动。
 
3.3艺术签名因运笔速度快导致字体外形变化很大。
 
3.4艺术签名的稳定性差导致相同样本寻找难度很大。
 
笔迹鉴定要求在相同形状的签名之间进行比较。由于艺术签名的稳定性差,导致了相同形状的签名难以找到,无法满足笔迹鉴定的要求。
 
4、签名不规范的应对方法
 
在合同管理的过程中,应当要求合同签订工作的经办人员,规劝合同对方签署人,按照我国语言文字规范的要求,采用楷书或行楷字体,以日常的书写习惯来进行签署。
 
另外,还可以建立交易相对人签字式样、笔迹的业务档案,要求交易相对人在签字式样表上摁指印予以确认,请交易相对人按要求亲笔以常速书写一段文章作为笔迹档案。笔迹档案主要是包含客户姓名全部文字的一段文章,姓名中的文字在其中应分散地、重复地出现,以满足笔迹鉴定的条件要求。这些业务档案既可供日常合同管理核查时使用,也可在发生诉讼纠纷时作为有力的证据提交法院。
 
5、捺指印代替签名的优缺点及应对策略
 
自古以来,在中国的民间习惯中,就有以摁捺指印作为签名代替方式的做法。直至现在,在民间活动中,这种摁捺指印代替签名的做法仍然为民众所认可。
 
以摁捺指印作为合同签名的替代方式,具有如下的优缺点:
 
5.1摁手印的最大优点,在于手指指纹具有生物特征的唯一性,所以摁捺显示的指印也具有唯一性。指印与签约行为人可以形成固定的、唯一的对应关系,足以证明特定当事人之间合同关系的成立。
 
5.2摁指印简便易行,环境条件限制较少。
 
5.3摁指印的缺点之一:没有行为人签名的情况下,难以在起诉时确认摁指印的人与合同记载姓名的当事人之间的同一性,会对合同相对方行使权利造成较大的困难。
 
5.4摁指印的缺点之二:无法证明指印是合同当事人在有意识的情况下、自愿的情况下所摁。如提出有可能是睡觉时被偷摁、或被外部强力牵引摁下,签名则不存在无意识或完全被动的情形,故而仅仅是摁指印的文书在证明力上仍然较低。
 
5.5摁指印的缺点之三:在民众的日常观念中,会经常把摁指印与吃官司和被拘捕联系在一起,把摁手印视为不吉利或具有被看低成囚徒的意味,不少人会对摁指印产生抵触情绪。
 
5.6关于摁指印与签名结合的讨论
 
有文章认为,摁指印与签名结合使用,是签署的最佳形式。本文认为这一观点并不妥当。因为,在签名难以识别的情况下,摁指印与合同当事人之间难以确立一一对应关系,在民事诉讼中,举证采取当事人主义模式,事后调查合同上指印与合同当事人的关系,对于民事诉讼代理人是非常难以完成的任务。而在亲笔签名符合规范、足以识别的情况下,再摁指印也只是起到有限的补充、增强作用,在实际执行存在较大阻力的情况下,采取签名与摁指印相结合的方式,其可行性并不是很高。
 
5.7应对策略
 
为了明确签名与行为人的一一对应关系,可要求对方签署人手持身份证、签署后的合同书文本,由己方签约经办人员对其进行拍照并合影,并由手机或相机标记GPS位置信息及日期在照片上,以确定签约的时间、地点、行为人等信息。如合同管辖法院以往判决认可时间戳认证、区块链认证的,还可以运用时间戳、区块链认证网络服务对相关照片进行认证,以提高其证明力。
 
虽然照片属于视听资料,在民事诉讼法上的证明力相对较低,但是,将相关照片与合同文本相互印证,可以大大提高合同成立这一待证事实的盖然性,为将来的诉讼增加了不少胜算。
 
另外,在条件许可时,也可考虑制作签约笔录,由无利害关系的第三人或签署人的同住成年亲属签名见证。
 
6、个人私章代替签名的弊端
 
对于经常签署合同的商务人士来说,手写签署是一项不小的负担,而且经常因公务旅行无法及时签署合同文本,因此不少人会采用刻制个人私章的办法来代替亲笔签名。
 
但是,这对于合同的相对方来说,存在着较大的风险。因为,依法成立的法人或其它组织在对外签订合同时,一般使用的公章都是有经过备案登记的,如有以私刻公章进行欺诈的,经与备案公章式样对比,非常容易确定伪造公章的违法事实。所以,经过备案的公章尽管没有公示的效力,也会因其与行政、刑事制裁的关联而具有较大的事实可信度。而私人印章则会因为没有备案登记,无法事后与参照物(假设的备案私章)对比来判定真假,从而导致加盖私人印章的文书缺乏必要的证明力,签约之后难以确定加盖私章行为人的身份与合同名义当事人是否一致。
 
【相关司法观点】最高人民法院(2012)民抗字第55号申诉人唐兰与被申诉人程永莉房屋买卖合同纠纷再审民事判决书裁判要旨:
 
“主张合同关系成立的一方应当举证证明该枚私章为对方所有以及盖章的行为为对方所为或对方委托他人所为。”
 
裁判理由:“依法成立的法人或其他组织均有登记备案的公章,经登记备案的公章对外具有公示效力,所以,通常情况下,法人或者其他组织在对外签订合同时,采用盖章的形式。而自然人的私章没有登记备案的要求,对外不具有公示效力,在私章所代表的一方否认该私章为其所有时,主张合同关系成立的一方应当举证证明该枚私章为对方所有以及盖章的行为为对方所为或对方委托他人所为。”
 
参考上述权威裁判理由,合同签订过程中,接受对方使用个人私章的一方,将面临沉重的举证负担。如缺乏充分证据证明合同成立,进而无法通过合同签名确定对方当事人身份时,就会陷入担保落空、无法追究交易对方法律责任的困境,最终造成巨大的损失。
 
(二)合同用印盖章的规范性要求
 
1、印章的种类与正确使用
 
1.1印章的种类非常多,公章、合同专用章、财务专用章等都是具有法律效力的常见印章。
 
①合同专用章,一般限于在企业主营业务、兼营业务的合同签订中使用,但不得用于担保合同(专营担保的企业除外)。
 
②财务专用章、发票专用章,一般限于在收付款、财务对账、办理涉税事宜时使用。
 
③正式公章可以用于代表企业的所有表示行为。但法律另有规定的除外。(如关联担保等法律规定需要股东会决议的事项。)
 
1.2印章的使用规则
 
《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》(国发〔1993〕21号)对印章的类型、规格、式样做出了概括性的规定。该文件第22条规定:“国家行政机关和企业事业单位、社会团体的其他专用印章(包括经济合同章、财务专用章等),在名称、式样上应与单位正式印章有所区别,经本单位领导批准后可以刻制。”由此可见,业务专用章与正式公章是被区别对待的。
 
【相关司法观点】最高人民法院(2014)民申字第1号陈晓兵与国本建设有限公司、中太建设集团股份有限公司民间借贷纠纷民事裁定书裁判要旨:
 
“印章的种类应与与用印文件的种类要相互匹配。”
 
裁判理由:“诉争《借款协议》是由出借人陈晓兵与借款人眭双红、徐鹏签订,协议落款处借款人栏由眭双红、徐鹏签字并加盖中太公司项目部资料专用章。中太公司项目部资料专用章具有特定用途,仅用于开工报告、设计图纸会审记录等有关工程项目的资料上。尽管诉争借款用于涉案工程,但借款合同与建设工程施工合同是两个不同的合同关系,实际施工人对外借款不是对涉案项目建设工程施工合同的履行,《借款协议》也不属于工程项目资料,故在《借款协议》上加盖中太公司项目部资料专用章超越了该公章的使用范围,在未经中太公司追认的情况下,不能认定《借款协议》是中太公司的意思表示。”
 
从上述裁判理由中可以看出,最高人民法院审理法官认为:“在《借款协议》上加盖中太公司项目部资料专用章超越了该公章的使用范围”
 
这一理由确认了印章的性质与用途应当相互匹配的基本原理,要求印章的种类应与用印文件的种类相互匹配。否则签章的文本属于未生效的行为。
 
为此,合同实务中务必注意的是,不能接受担保人(专业担保机构除外)使用合同专用章在担保合同上盖章,不能接受债务人、保证人使用财务专用章在债权催收通知书上盖章。否则,将出现合同未生效、催收意思无法到达的风险。
 
2、印章加盖位置
 
印章加盖的位置,也有必要的规范要求。
 
为了防止空白纸张用印后,被人套印上其他内容或篡改日期,可以参照《党政机关公文格式国家标准》(2012)的规定检查用印是否规范。按照该规定:
 
“7.3.5.1成文日期一般右空四字编排,印章用红色,不得出现空白印章。单一机关行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。”
 
这种盖章的规范要求,俗语上称为“骑年盖月”,采取“骑年盖月”的盖章方法,可以有效地降低文本被变造或套印的风险。
 
3、必须注意签名盖章的顺序
 
按照我国机关及大型企业的通常做法,正式的文书需加盖印章(包括公章或名章)后方可使用。其形成的正常顺序是,先写好有关文字内容,因印文是对文件物证上以文字所表明的意思表示认可,应在经过审核认可后才能用印,即先墨后朱。
 
在文书证据鉴定中,印章印文的墨迹分布特征和墨迹材料特性有着很好的应用价值。其中朱墨时序(文件上的印文和字迹的形成顺序)鉴定往往能为查明盖印时间提供很有价值的信息。
 
因此,正确判定文件物证中朱墨交叉时序就成为鉴别文件的真实性、确定有无伪造事实的一种重要手段。
 
为此,在合同签订过程中,经办人员应注意要求相关签署人,按照顺序,先签署姓名,再在其姓名上加盖印章。这样可以最大限度地防止利用空白签名、盖章文本或纸张来套印合同实施欺诈的情况,也可以避免朱墨时序被有意颠倒造成证据瑕疵的风险。
 
三、签名盖章行为人的适格性
 
签名、盖章虽是代表法人的行为,但却是由具体的自然人来实施的。那么,签章行为的实施者是否具备必要的权限来实施签章,是关系到签章所关联的合同是否成立的基本因素。
 
《最高人民法院民二庭第18次法官会议纪要》司法观点:“章有真假之分,人也有有权无权之别,不可简单根据加盖公章这一事实就认定公章显示的公司就是合同当事人,关键要看盖章之人有无代表权或代理权。盖章之人为法定代表人或有权代理人的,即便其未在合同上盖章甚至盖的是假章,只要其在合同书上的签字是真实的,或能够证明该假章是其自己加盖或同意他人加盖的,仍应作为公司行为,由公司承担法律后果。反之,盖章之人如无代表权或超越代理权的,则即便加盖的是真公章,该合同仍然可能会因为无权代表或无权代理而最终归于无效。”
 
由此可见,“仅仅根据持有盖章的空白合同这一事实,尚不足以认定其具有代理权,应按无权代理规则处理。”在合同签订的过程中,务必高度重视签名、盖章行为人是否有权实施该项行为。具体来说,应当遵循下面要求:
 
(一)由法定代表人签名并实施盖章
 
1、由营业执照记载的法定代表人实施签名并盖章的,除了法律规定必须经股东会、董事会决议的事项之外,该行为有效。
 
对于法定代表人变动,造成变更手续过渡期间名义法定代表人与实际法定代表人不一致的情况,相关司法观点认为按照商事外观主义的原则,一般以执照记载的法定代表人为准,如有确切证据证明法人权力机关作出决议变更法定代表人且为合同相对人所知悉的,则以该法人权力机关的意志为准。
 
2、高度重视法定代表人签名环节的真实性。
 
现代科技的高速发展,使伪造印章变得十分容易、伪造印章的仿真度也越来越高,这已经使印章的防伪性、身份识别性大大下降。在目前缺乏方便、快捷的印章识别手段的情况下,除了极其重要的大额交易,才有可能使用专门的鉴别仪器来防范对方伪造印章的风险,一般情况下,合同在特定主体之间的成立,主要还是依靠有权代表、代理人的当面亲笔签名。
 
3、在必要时查询工商登记档案中法定代表人的签字式样。
 
《企业法定代表人登记管理规定》(1999)第10条规定:“法定代表人的签字应当向企业登记机关备案。”
 
在重大合同签约前,可以要求对方授权我方查询其工商登记档案,我方可以持授权书查询、复制相关签字、印章式样,作为签约过程中验证对方签字盖章真实性的基础材料。
 
虽然笔迹鉴定是一门专业技术,一般人难以精通。笔迹鉴定也不是简单的样本字迹直观对比那么简单。但是,查询相关签字式样并用于印证、验证签署行为人的身份,仍然有利于及时发现可疑之处,也可以在一定程度上震慑潜在的不法分子,使之有所忌惮不敢大肆造假。从而在一定程度上降低风险。
 
(二)由委托代理人签名并实施盖章
 
由法定代表人当面亲笔签署授权委托书,或持有经公证机构公证的授权委托书的代理人,可以在委托书记载的权限范围内实施签名盖章事项。
 
(三)上述主体签名,企业印章管理员盖章的
 
一般稍具规模的企业,印章都是由印章管理员保管、使用的,由于印章管理员一般不对外表明身份,在具备上述有效签名的情况下,在企业注册办公场所内由企业印章管理员加盖的印章也是有效的。
 
《民法总则》(2017)第170条规定:“执行法人或者非法人组织工作任务的人员,就其职权范围内的事项,以法人或者非法人组织的名义实施民事法律行为,对法人或者非法人组织发生效力。法人或者非法人组织对执行其工作任务的人员职权范围的限制,不得对抗善意第三人。”参照这一规定,判断印章管理员的行为是否属于职务行为可从以下几方面分析:①盖章者是否为企业执行工作任务的人员;②盖章者是否以企业的名义进行职务行为;③盖章者实施的盖章行为是否在职权范围内。一般情况下,在正常工作时间,印章管理员在企业注册办公场所内盖章的行为,因该办公场所属于企业法人有效管理的范围,按照经验法则,相对人由此对该外观表征产生的信赖是合理的,应当认为该盖章行为属于职务行为。
 
应当注意的是,印章管理员办理用印的行为,属于法定代表人实施代表行为(或有权代理行为)的辅助行为,并非民事法律行为本身。形象地说,如果法定代表人是大脑和嘴巴,代理人是法定代表人的化身,那么印章管理员只是一只受控的手臂而已,无法独立自主地实施民事法律行为。对于实施纯粹事实行为性质的职务行为,在法理上部分可参照《民法总则》第170条规定来处理,这一点不属于本文重点,故不作详细论述。
 
(四)签名行为人身份的核查
 
从前面的论述来看,正确的签名行为人签名,其重要性远远高于公章的加盖,因此,签约过程中,查明签名行为人的身份,防止冒名顶替是极其重要的风控环节。具体风控措施如下:
 
必须做好行为人身份证件与现场行为人同一性的核查,确保“人证同一”。
 
1、身份证件的联网核查
 
“全国身份证联网核查”依托于“全国公民身份信息系统”,是一项基础的便民服务,具有数据来源权威、真实、完整以及公信度高等特性。
 
核查人向系统提供被核查人的姓名和身份证号,系统将核查人提供的信息与“全国公民身份信息系统”进行比对,并向核查人返回比对结果,系统仅提示比对结果是否一致,如一致则显示被核查人照片,用户可进一步根据照片比对;如不一致则说明身份证信息在“全国公民身份信息系统”存在异常。查询人需要经被查询人授权向其户籍所在地公安机关进一步查询相关情况。
 
查询人可以到全国公民身份证号码查询服务中心办理相关查询业务,具体网址为:http://www.nciic.com.cn
 
依据人民银行的相关规定,商业银行可以代为办理该项查询业务并出具纸质查询结果。至于具体哪些商业银行网点开展此项业务,笔者未作详细了解。
 
2、现场拍照与身份证照的对比核查
 
采用肉眼对签名行为人与身份证照进行对比,往往会不太准确、可靠。
 
鉴于目前IT、人工智能技术的发展,相关人证识别应用已经不难找到。银行等专业金融机构的信息系统,已经可以支持身份证联网核查与人证合一验证。对于具备条件的机构可以安排业务信息系统操作员办理相关核查。
 
对于不具备条件的机构,根据网络搜索查找结果,建议选择下列技术手段进行识别:
 
①手机用户可以使用微信小程序进行识别。
 
腾讯优图AI微信小程序提供了人脸识别功能、百度AI体验中心微信小程序提供了人脸与人体识别等功能体验,这两个人脸识别验证小程序都提供1:1的人脸比对功能。
 
 
百度AI腾讯优图
 
PC用户可以使用下列网址登陆网络平台,上传身份证图片及现场拍照图片进行对比。
 
腾讯优图AI开放平台网址链接:http://open.youtu.qq.com/#/face-verification
 
百度AI体验中心网址链接:http://ai.baidu.com/tech/face/compare
 
②采用腾讯云提供的人脸核身解决方案。具体网址为:https://cloud.tencent.com/solution/face-recognition
 
根据签名行为人的照片或视频,结合身份证照片及腾讯的OCR、活体检测和人脸识别技术,核实用户的真实有效身份。
 
在获取了联网核查结果后,再用人证识别小程序、网络应用进行比对,就可以大大的降低签名行为人冒名顶替的风险。
 
3、现场当面签署的重要性
 
在实际签约过程中,企业法定代表人、负责人由于工作繁忙、经常外出或位高权重等各种原因,经常无法接待或不愿接待签约经办人,这就使合同签订环节存在大量代为转递签名文本的情况,在转递的过程中,很容易被别有用心的人采用手工仿冒签名、调换文本等方式进行欺诈。
 
而且,现在科学技术发达,只要花几百块钱,随便在淘宝上就能买到能够模仿真人笔迹“写字机器人”,如不严格执行当面签署合同的要求,重大风险非常容易就找上门来,别有用心者就会有机可趁,利用“写字机器人”来仿冒笔迹签署合同,进而以合同存在伪造签名为由来进行欺诈。
 
综上所述,签名、盖章、签章行为的实施者等各个环节,企业在合同订立中都必须采取相应风控措施,使之符合相关的规范要求,才能确保自身的合法权益不受损害,在发生法律纠纷时立于不败之地。对于签名盖章不齐全、签名盖章存在伪造、以及对签名盖章进行约定的条款未能落实的问题,将继续撰文具体论述。